1. 卓越的溝通能力。身為一名管理者，為洞察組織內(nèi)部員工的交流狀態(tài)和聲音，需要具備良好的溝通能力。這其中，尤其要“擅長傾聽”，避免誤解員工的訴求，提升工作效能和員工的忠誠度。借助團隊成員的共鳴和認同感，可以評估自己的溝通技巧是否有效。
2. 出色的協(xié)調(diào)能力。管理者需敏銳地覺察員工情緒，及時疏通并宣泄不良情緒。當出現(xiàn)沖突或矛盾時，管理者需迅速介入，冷靜處理，并采取有效的策略化解沖突。把握化解矛盾的先機，有助于更好地管理團隊。
3. 規(guī)劃與整合能力。管理者的規(guī)劃能力并非局限于短期策略，更要注重長期計劃的制定。需具備遠見卓識，時常讓員工了解公司的遠景方向，以避免員工迷失方向。應(yīng)妥善運用整合能力，合理利用資源，避免不必要的浪費。
4. 決策與執(zhí)行力。在團隊決策時，管理者需要展現(xiàn)獨立決策的能力。這包括分配任務(wù)、協(xié)調(diào)人力資源以及解決員工紛爭等。這些情形下，管理者的決斷力至關(guān)重要。
5. 人才培養(yǎng)能力。為打造強大團隊，管理者需重視培養(yǎng)優(yōu)秀人才，這同樣是其重要職責之一。
6. 統(tǒng)馭能力。建立組織架構(gòu)、領(lǐng)導團隊是管理者的基本職責。贏得員工信任是建立有效團隊和組織的關(guān)鍵因素。
管理者的技能還包含技術(shù)技能、人事技能、思想技能和設(shè)計技能等。不同層次的管理者對這些技能的相對需求有所不同。
二、如何成為一名優(yōu)秀企業(yè)的領(lǐng)導者
1. 敬業(yè)服從與忠誠。作為企業(yè)管理者，必須具備敬業(yè)、服從和忠誠的品質(zhì)。除此之外，還需要心理健康、勇于承擔責任，這是做好計劃、組織、指揮、溝通、協(xié)調(diào)和控制的基礎(chǔ)。
2. 系統(tǒng)化的企業(yè)管理。企業(yè)管理是一項系統(tǒng)工程，需要管理者不斷努力去適應(yīng)、改變和征服各種挑戰(zhàn)。管理者需明確自己的角色和職責，做到在其位、謀其職、擔其任、負其責、享其利。
3. 樹立榜樣。作為領(lǐng)導者，首先要成為他人的榜樣。通過自身的行為和表現(xiàn)，為員工樹立一個值得學習的標準。
4. 創(chuàng)造機會與成長的環(huán)境。優(yōu)秀的管理者不僅能激發(fā)團隊的共同目標，更能創(chuàng)造一個充滿機遇和成長的環(huán)境，讓每個員工都有機會發(fā)揮自己的潛力并取得顯著業(yè)績。
5. 綜合運用激勵手段。為保持員工的士氣，除了公平的競爭環(huán)境和合理的薪酬獎勵外，還應(yīng)采取其他激勵方法，如尊重、關(guān)愛、贊美、寬容以及恰到好處的批評等。
成為一名出色的企業(yè)管理者和領(lǐng)導者，需要多方面的素質(zhì)和能力。從溝通到?jīng)Q策，從人才培養(yǎng)到系統(tǒng)化管理，每一步都需要認真對待和不斷提升。只有這樣，才能真正成為一個被團隊和公司認可的好領(lǐng)導。作為一個管理者，不僅要讓員工體驗解決難題和分享成功的樂趣，更要讓他們認識到自己是團隊不可或缺的一部分。有效的溝通不僅能解決現(xiàn)存和潛在的問題，還能激發(fā)員工工作熱情，形成和諧的團隊氛圍。管理者必須深入了解每個員工的需求，盡力滿足他們，或者引導改變他們的需求。隨著這方面的能力增強，團隊成員會更有活力、聚合力和忠誠度。
作為管理者，首要的是專注于處理信息和使用信息。及時向員工通報公司的銷售情況、重要交易、經(jīng)營業(yè)績和重大事項，使員工了解公司情況。振奮人心的合同、業(yè)績、人物和事件能鼓勵和刺激員工，激發(fā)榮譽感和歸屬感。在創(chuàng)造目標和價值的也要創(chuàng)造公正、公平和支持的環(huán)境。通過聆聽員工意見，響應(yīng)需求，促進行為結(jié)果，幫助完成目標。要不斷吸取知識和磨練技能，以維護領(lǐng)導地位?，F(xiàn)代社會的快速發(fā)展要求我們隨時做出快速反應(yīng)，組織的前瞻性成為競爭的砝碼。新的思想、概念、工具層出不窮，要求領(lǐng)導者對決策進行反省，并用開放的態(tài)度廣泛地學習。
一個成功的管理者能夠廣泛聽取和吸收信息意見，審時度勢，從時間、戰(zhàn)略和全局上考慮和分析問題，抓住時機，確立目標。力圖將目標明確化、愿景化，使下屬真正理解并建立信心，持久投入，成為組織的信仰和價值觀。
成功者容易因成就而自滿，但過度自滿會阻礙進步。一個成功的管理者若受到過多贊美可能會停止前進。關(guān)鍵是要學會從容面對一切，包括成功和失敗。兩者通常都是短暫的，但都能提供有價值的教訓。在想著已掌握全世界時，應(yīng)該停下來思考已做到的事情，而更多地思考還有待完成的事情。
關(guān)于如何做好公司中的管理者代表，尤其是在質(zhì)量管理體系中的管理代表角色，管理者代表需要熟悉體系的相關(guān)條款、有效運作方式以及各個部門的工作流程。他們需確保各個體系過程、程序和實踐的建立及保持，以實現(xiàn)體系目標；向最高管理者匯報組織實現(xiàn)體系計劃和需求的績效，以及改進建議；確保體系相關(guān)的要求和職責在組織中得到溝通和理解；并熟悉如何控制體系文件、審核質(zhì)量手冊、質(zhì)量方針和目標等。管理者代表還需要協(xié)助總經(jīng)理建立、實施和保持質(zhì)量管理體系，監(jiān)督質(zhì)量記錄的整理與保管，向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系運行情況等。
對于認證公司的正式認證審核和獲取認證證書的過程，我們需要認真進行。這不僅是首次運行流程中的必要環(huán)節(jié)，對于已經(jīng)存在的體系，也是需要進行維護和改進的。維護人員需要制定詳細的體系實施計劃，包括目標指標、內(nèi)審計劃、管理評審計劃等。他們需要檢查實施情況，找出存在的問題并進行分析，根據(jù)問題制定改進方案并實施。在改進計劃完成后，我們將進入下一輪PDCA循環(huán)。
按照新版ISO9001-2008標準編寫質(zhì)量手冊和程序文件后，在獲得批準后，我們將正式進入體系實施階段。體系實施過程需要完成許多任務(wù)，包括各流程按照文件要求實施過程活動并記錄下所有的活動情況。在體系運行3-6個月期間，我們需要進行內(nèi)部審核，對不合格項目進行糾正并追蹤關(guān)閉。在體系實施六個月左右時，我們還需要進行管理評審，總結(jié)管理評審報告并對改進項目進行追蹤關(guān)閉。最后再次與認證公司確定正式的認證審核，申請獲取認證證書。這是首次運行流程的主要步驟。對于已經(jīng)存在的體系，只需要針對此次換版的文件內(nèi)容進行修改，并按照要求運行即可。
職能分配與策劃詳解
在構(gòu)建、實施和優(yōu)化管理體系的過程中，策劃是核心環(huán)節(jié)之一。根據(jù)體系標準中的各項要素內(nèi)涵，結(jié)合組織的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和任務(wù)分配，對管理者代表來說，如何將標準要素有效地分配到相關(guān)部門成為首要任務(wù)。一般而言，每個要素應(yīng)當明確歸屬一個主要部門，防止“真空地帶”和職責重疊的問題發(fā)生，避免出現(xiàn)相互推諉和責任不明確的情況。為明確各部門職責和權(quán)限，對分配到的要素要進行*描述，確?！堵毮芊峙浔怼放c實際工作內(nèi)容一致。
資源需求的策劃同樣至關(guān)重要。管理者代表需要時刻了解體系建立、運行及改進過程中的資源狀況。一旦發(fā)現(xiàn)資源短缺或瓶頸問題，應(yīng)立即向最高管理者報告并提出切實可行的解決方案，確保法律法規(guī)、顧客及相關(guān)方的需求得到滿足。
技術(shù)和管理作業(yè)文件的編制也是不可或缺的一環(huán)。管理者代表需要統(tǒng)籌策劃，確定需要編制的關(guān)鍵技術(shù)和管理性文件，嚴格審查后發(fā)放給相關(guān)部門和崗位人員執(zhí)行。這些文件需要定期進行評估和更新，確保其適應(yīng)性、充分性和有效性。
在重大改進活動或項目的策劃階段，如涉及質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的技術(shù)改進、方針目標調(diào)整等，管理者代表應(yīng)制定一個或多個具體方案，經(jīng)最高管理者批準后實施。
對于內(nèi)審和管理評審的策劃，管理者代表需組織和督促相關(guān)部門做好前期準備工作，如內(nèi)審員的培訓、各部門信息的提供、時間和地點的安排等。在內(nèi)部審核中，管理者代表要審查內(nèi)審計劃，包括內(nèi)審員的資格和審核組的組成、時間及日程安排等，確保審核進程順利進行。在管理評審中，要抓好前期準備、評審會議的召開以及后期改進措施的實施和效果評估。
除此之外，管理者代表還應(yīng)對體系運行的關(guān)鍵過程進行監(jiān)視和評價，掌握第一手資料，進行數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)趨勢和規(guī)律，確定改進方向和措施。這些數(shù)據(jù)分析包括合同履行情況、供應(yīng)商業(yè)績、關(guān)鍵過程能力、產(chǎn)品合格率、顧客滿意度等。
在工作中，管理者代表應(yīng)注意以下幾點：一是了解現(xiàn)狀，掌握動態(tài)，經(jīng)常到管理體系的歸口部門或現(xiàn)場了解組織內(nèi)部管理體系的狀況；二是溝通疏導，落實職能，將管理體系中的各項任務(wù)落實下去，加強與各級各部門的溝通、交流、疏導；三是組織實施，監(jiān)視評價，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，保證體系持續(xù)、健康、有效運行；四是善于分析，勤于改進，對各方面的數(shù)據(jù)信息進行分析，找出問題和潛在問題，采取改進措施。
5. 關(guān)于重大改進活動和項目的規(guī)劃與策劃。當涉及到質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等方面的技術(shù)改進、改造、方針目標調(diào)整、管理職能變更以及管理體系調(diào)整等活動或項目時，管理者代表應(yīng)當首先進行詳細的規(guī)劃與策劃，制定一個或多個具體方案，并獲得最高管理者的批準后實施。
6. 內(nèi)審和管理評審的策劃工作。管理者代表應(yīng)牽頭做好每年一次的內(nèi)審和管理評審的策劃工作。相鄰兩次的時間間隔不得超過12個月。他們需要組織和督促各職能部門做好前期準備工作，如內(nèi)審員的培訓、組織，各部門信息的提供，時間和地點的策劃等。
身為體系運行的組織者，管理者代表需要做好以下工作：
- 在體系文件制定后，組織并推動文件的宣傳、培訓和實施。
- 組織有關(guān)部門定期檢查體系文件的適宜性、充分性和有效性，并針對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取改進措施。
在內(nèi)部審核的組織實施過程中，管理者代表需要做好以下幾點：
- 審查內(nèi)審計劃，包括內(nèi)審員資格與組成、時間及日程安排等。
- 親自參與或組織首末次會議，樹立審核組威信。
- 關(guān)注審核進程，及時解決審核中的問題。
- 對審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項，責成相關(guān)部門限期整改，并跟蹤驗證整改效果。
在管理評審的組織實施過程中，管理者代表需要抓好前期準備，組織召開管理評審會議，并對體系運行的績效、存在的問題和改進建議進行總結(jié)性發(fā)言。還要抓好后期改進措施的實施和效果跟蹤驗證。
管理者代表還應(yīng)重點監(jiān)視和評價體系運行中的關(guān)鍵過程，如重要合同、關(guān)鍵供應(yīng)商、設(shè)計輸入與輸出、關(guān)鍵和特殊過程的能力等。為保證管理體系的持續(xù)改進，管理者代表需要掌握第一手資料，進行數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)趨勢和規(guī)律，確定改進方向。及時組織展開改進活動，制定并實施糾正措施或預(yù)防措施，并對其效果進行跟蹤評價。
在履行職責和任務(wù)時，管理者代表的工作方法應(yīng)注意以下四點：
1. 了解現(xiàn)狀，掌握動態(tài)，深入管理體系的歸口部門或現(xiàn)場，熟悉組織內(nèi)部管理體系的運行狀況。
2. 加強溝通疏導，落實職能，與各級各部門保持密切溝通，統(tǒng)一意志和行動。
3. 組織實施并監(jiān)督評價體系的運行，確保體系的有效實施。
4. 善于分析并勤于改進，對收集的數(shù)據(jù)信息進行分析，找出問題并采取相應(yīng)措施。
管理者代表應(yīng)認真履行職責，突出工作重點，做一名懂管理、精業(yè)務(wù)、熟體系、善疏導的合格稱職的優(yōu)秀管理者代表。
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