數(shù)字化檔案管理的新篇章：會(huì)博通系統(tǒng)的全方位應(yīng)用
會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案全生命周期的數(shù)字化管理。從最初的檔案收集、掃描、錄入，到整理、歸檔入庫(kù)，再到檔案的利用、統(tǒng)計(jì)與鑒賞，每一個(gè)環(huán)節(jié)都能確保檔案的完整記錄與有效流通。通過(guò)這一系統(tǒng)，實(shí)體紙質(zhì)檔案與數(shù)字化電子檔案的采集、整理、錄入、歸檔入庫(kù)、編研、借還乃至銷(xiāo)毀等所有環(huán)節(jié)，都能實(shí)現(xiàn)有序管理與清晰分類(lèi)，極大提升了檔案管理的效率。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)支持PC端、安卓、iOS等多端口接入，網(wǎng)絡(luò)條件下，無(wú)論何時(shí)何地，都能輕松進(jìn)入系統(tǒng)，執(zhí)行各項(xiàng)操作。為實(shí)現(xiàn)檔案的100%歸檔，會(huì)博通連接了OA、ERP、財(cái)務(wù)等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以及微信、釘釘、云之家等即時(shí)通訊工具，完美整合了第三方應(yīng)用中的文件進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。
會(huì)博通的數(shù)字化檔案借閱，更是面向?qū)ο蟮膭?chuàng)新服務(wù)。根據(jù)國(guó)家檔案管理規(guī)范與金融檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提供不限層級(jí)的檔案管理分類(lèi)，每個(gè)分類(lèi)可單獨(dú)授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)密級(jí)及操作權(quán)限。用戶(hù)可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，自主借閱、調(diào)用所需檔案，無(wú)需直接與檔案管理員對(duì)接。通過(guò)文檔、物品、資產(chǎn)自動(dòng)配置的二維碼、電子標(biāo)簽，以及電子條碼的分享，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查找、發(fā)起借用等操作，流通效率更高。
相較于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字化檔案管理在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)上，具有顯著的優(yōu)勢(shì)?！缎聶n案法》實(shí)施以來(lái)，會(huì)博通成功承接了多個(gè)大型數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目。未來(lái)，我們將繼續(xù)在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)上深耕，攜手更多企業(yè)，讓檔案為組織與社會(huì)創(chuàng)造更大的價(jià)值。
談及企業(yè)檔案分類(lèi)，首先要明白檔案整理工作的重要性。它是將零散、需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列和編目，形成一個(gè)有序體系的過(guò)程。檔案整理是企業(yè)檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有獨(dú)特的特點(diǎn)。
在檔案整理工作中，首先要區(qū)分全宗。企業(yè)檔案全宗是特定企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成、積累下來(lái)的不可分割的有機(jī)體系。確定一個(gè)企業(yè)的檔案是否能構(gòu)成全宗，主要應(yīng)研究其在行政、財(cái)務(wù)和人力資源上是否具有一定的獨(dú)立性。具體來(lái)說(shuō)，要判斷檔案具體屬于哪個(gè)全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔機(jī)構(gòu)。對(duì)于檔案的形成者必須準(zhǔn)確理解，不能等同于文件作者。
接下來(lái)是全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案分類(lèi)是根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，采用科學(xué)適用的方法，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。分類(lèi)是企業(yè)檔案整理的核心內(nèi)容，也是管理檔案的基本手段。分類(lèi)方法包括選擇分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、制定分類(lèi)方案、為檔案材料分類(lèi)和案卷排列等。常見(jiàn)的企業(yè)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)包括職能分類(lèi)、問(wèn)題分類(lèi)、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)、年度分類(lèi)、型號(hào)分類(lèi)、課題分類(lèi)、工程項(xiàng)目分類(lèi)和專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)等。
在進(jìn)行檔案分類(lèi)時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選擇合適的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)組合。當(dāng)一個(gè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)得到最先采用時(shí)，企業(yè)的檔案材料會(huì)按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以集中。企業(yè)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的組合，實(shí)際上是解決按什么標(biāo)準(zhǔn)集中檔案材料，形成怎樣的分類(lèi)體系，提供何種檢索途徑的問(wèn)題。
會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)以及企業(yè)檔案的分類(lèi)和整理工作都至關(guān)重要。它們能夠提升檔案管理的效率，保護(hù)檔案原件，為組織和社會(huì)創(chuàng)造更大的價(jià)值。一、企業(yè)檔案一級(jí)類(lèi)目設(shè)置指南
對(duì)于企業(yè)檔案的分類(lèi)，一級(jí)類(lèi)目是整個(gè)分類(lèi)體系的基礎(chǔ)?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)范》指出，企業(yè)檔案的一級(jí)類(lèi)目設(shè)置應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理需求及實(shí)際情況。如，工業(yè)企業(yè)可設(shè)置以下九大一級(jí)類(lèi)目：行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品檔案、科研技術(shù)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案及員工檔案等。但并非固定不變，特大型企業(yè)或特殊行業(yè)的企業(yè)可根據(jù)自身特性增設(shè)或調(diào)整相關(guān)類(lèi)目。例如，冶金企業(yè)可增設(shè)反映其行業(yè)特性的類(lèi)目；而小型企業(yè)或非生產(chǎn)性企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，則可根據(jù)自身工作性質(zhì)、內(nèi)容及檔案數(shù)量進(jìn)行合并或精簡(jiǎn)。
二、企業(yè)檔案二級(jí)及以下類(lèi)目設(shè)置指引
二級(jí)及以下的類(lèi)目設(shè)置，同樣需依據(jù)企業(yè)管理職能的細(xì)化與分工。具體設(shè)置需結(jié)合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需求及一級(jí)類(lèi)目的劃分進(jìn)行細(xì)化。
三、確定企業(yè)檔案分類(lèi)層次
企業(yè)檔案分類(lèi)層次的確定需綜合考慮企業(yè)性質(zhì)、檔案種類(lèi)與數(shù)量等因素。對(duì)于規(guī)模較小的企業(yè)，管理相對(duì)簡(jiǎn)單，檔案數(shù)量較少，可適當(dāng)簡(jiǎn)化分類(lèi)層次；而對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)，因其管理復(fù)雜，檔案數(shù)量多，一般會(huì)有三級(jí)甚至四級(jí)的分類(lèi)層次。不同門(mén)類(lèi)的檔案因其工作性質(zhì)與任務(wù)的不同，其分類(lèi)層次也會(huì)有所差異。
四、案卷的編立與保管
案卷是按照一定主題、內(nèi)部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合。它是檔案的保管基本單位，也是數(shù)量統(tǒng)計(jì)和檢索的基礎(chǔ)。企業(yè)的文件立卷工作通常在文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行，但檔案部門(mén)應(yīng)提供協(xié)助和指導(dǎo)。
五、案卷排列方法
案卷排列需根據(jù)一定方法確定前后次序和存放位置。常用的排列方法包括按工作上的聯(lián)系排列、按內(nèi)容所反映的問(wèn)題排列、按起止日期排列以及按作者、收發(fā)文單位和地區(qū)排列等。這些方法可單獨(dú)使用，也可結(jié)合使用。一個(gè)全宗內(nèi)各類(lèi)案卷的排列方法可以一致，也可以不一致，但一個(gè)類(lèi)內(nèi)的案卷在一個(gè)層次上只能用一種方法排列。
六、案卷目錄的編制
案卷目錄即案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。編制案卷目錄的原則是按照全宗來(lái)編制，基本分為綜合目錄和分冊(cè)目錄兩種。分冊(cè)目錄的編制方法又可根據(jù)檔案的類(lèi)別、保管期限以及機(jī)密程度等因素進(jìn)行編制。
七、檔案管理系統(tǒng)的選擇
目前市場(chǎng)上有多家檔案管理系統(tǒng)供應(yīng)商，如東圖、三品、煒邦、蘭臺(tái)等。這些供應(yīng)商都能提供專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，各有特色，企業(yè)在選擇時(shí)需從自身需求出發(fā)，明確要解決哪些問(wèn)題，再考慮價(jià)格、售后等因素。
企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，從類(lèi)目的設(shè)置到案卷的排列與目錄的編制，每一步都需細(xì)致規(guī)劃與執(zhí)行。選擇合適的檔案管理系統(tǒng)也是確保檔案管理工作高效進(jìn)行的關(guān)鍵。
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