原創(chuàng) 邢玉平

單證如何保管才能符合AEO認證及進出口合規(guī)管理要求？
單證保管作為進出口企業(yè)一項基本職責，是每個企業(yè)都不能忽視的一項工作。單證留存的完整性，一方面是滿足企業(yè)內(nèi)部資料查證和審計管理的基本保障，另一方面更為重要的是滿足稽查條例對于企業(yè)單證的基本要求。因此，AEO認證對于單證保管的要求，實質(zhì)上也是促進企業(yè)合規(guī)管理的重要一環(huán)。
--邢玉平
案例導讀
一、AEO認證中對于“單證管理”的認證要求
AEO認證標準中的第四條“單證保管”，其認證要求主要包括：企業(yè)應完整準確留存進出口申報相關(guān)單證、加工貿(mào)易保稅業(yè)務相關(guān)申報單證和數(shù)據(jù)、進出口涉檢貨物的管理數(shù)據(jù)臺賬記錄。另外附加對于相關(guān)海關(guān)核發(fā)的證件、法律文書、報關(guān)專用章及海關(guān)認證企業(yè)的認證檔案的保管措施及文檔實際管理狀況。
而從實地認證角度，海關(guān)除了查閱企業(yè)對于相關(guān)文檔管控程序規(guī)定，更為重要部分在于海關(guān)實際抽查企業(yè)涉及到進出口申報單證、保稅管理單證等文檔的實際留存情況。因此，企業(yè)實際檔案的留存完整性、保存的方式規(guī)范性、以及查閱的便捷性，都將體現(xiàn)在實地認證環(huán)節(jié)。而單證的留存規(guī)范，又體現(xiàn)在企業(yè)的日常管理規(guī)范和習慣之中，因此，樹立企業(yè)的規(guī)范的單證保管機制，并且切實的落實到日常管理規(guī)范之中，才是保障在海關(guān)實施認證環(huán)節(jié)，能夠快捷、準確、完整的調(diào)閱出海關(guān)需要查看的單證。

二、“妥善保存單證”對企業(yè)的現(xiàn)實意義
進出口申報單證，作為涉外進出口企業(yè)在實際申報和相關(guān)管理作業(yè)中所產(chǎn)生的最直接的憑證，是海關(guān)稽查規(guī)范要求和海關(guān)信用管理要求企業(yè)所必須保存的。
從“海關(guān)稽查條例”的稽查期限規(guī)定要求角度來看，企業(yè)需要留存相關(guān)申報資料“自進出口貨物放行之日起3年內(nèi)，或保稅貨物、減免稅進口貨物的海關(guān)監(jiān)管期限內(nèi)及其后的3年內(nèi)”，而同時稽查條例又規(guī)定“被稽查人未按照規(guī)定編制或者保管報關(guān)單證、進出口單證、合同以及與進出口業(yè)務直接有關(guān)的其他資料的，由海關(guān)責令限期改正，逾期不改正的，處1萬元以上5萬元以下的罰款；情節(jié)嚴重的，禁止其從事報關(guān)活動”。因此，妥善保存單證是一項硬性要求。
而我們從企業(yè)的實際日常海關(guān)事務管理角度來看，妥善保存單證對于企業(yè)的日常資料查證、進出口審計應對、海關(guān)稽查應對都具備現(xiàn)實意義。包括：
1）單證留存完整，對于日常經(jīng)營過程中遇到海關(guān)刪改單處置、查驗舉證、日常內(nèi)部調(diào)閱查證等，都能快捷查找出。而從單證保存的完整性角度，企業(yè)留存的正常也是多于向海關(guān)單一窗口所上傳的資料，因此，企業(yè)不能寄希望于從單一窗口上傳的資料中獲取完整資料。
2）面對企業(yè)進出口業(yè)務的內(nèi)外部審計，進行調(diào)閱資料抽樣審核是必不可少的，因為完整的進出口數(shù)據(jù)臺賬是保障進出口審計抽樣有效性的前提之一，而完整的申報憑證和數(shù)據(jù)留底，又是審計實施的重要基礎(chǔ)保障。
3）企業(yè)面對海關(guān)時，如上所述，能夠按照稽查要求快速準備全套單證，是積極配合海關(guān)稽查實施的前提條件之一。

三、如何“妥善”保存進出口相關(guān)單證？
對于進出口單證的保管方式，伴隨著海關(guān)通關(guān)無紙化、檢驗檢疫無紙化、以及海關(guān)申報隨附單證的簡化措施等措施的實施，單證保管的方式，也發(fā)生了較大的變化，電子化保管成為了當前的主流方式，而這其中也在關(guān)務信息化的推動下，進一步優(yōu)化。對此，從海關(guān)AEO認證符合性角度來看，企業(yè)可以對不同單證類型選擇不同的保存措施：
⒈、進出口申報單證，可以采用紙質(zhì)完整留存或電子檔完整的留存方式，不管企業(yè)選擇哪一種，至少保證一種方式是完整的。如果選擇紙質(zhì)留存，就需要在單證存檔的索引管理、檔案室的管理、文檔調(diào)閱與銷毀管理上明確相應的管理措施；而如果采用電子檔方式保管，又考慮是上傳至“關(guān)務系統(tǒng)”中逐票對應保存，還是存放在文件服務器中建立對應“文件夾”進行保存，無論哪種方式電子保管，都需要做到資料的備份管理。
⒉、加工貿(mào)易保稅管理單證，目前從日常作業(yè)角度基本已全部電子化，而同時考慮加貿(mào)保稅單證除了正常的申報單證（如內(nèi)銷申報單證、結(jié)轉(zhuǎn)申報單證、外發(fā)審批單證、報核套表等），另有較多的申報數(shù)據(jù)臺賬記錄（如內(nèi)銷申報的轉(zhuǎn)內(nèi)銷明細數(shù)據(jù)、折料數(shù)據(jù)、結(jié)轉(zhuǎn)對賬數(shù)據(jù)、外發(fā)收發(fā)數(shù)據(jù)、單耗申報數(shù)據(jù)等），因此，電子檔的存檔方式更為便捷。
⒊、涉檢的臺賬保管，此條對于日常進出口管理中較為疏忽的一環(huán)，對此，我們結(jié)合實際情況，應該保存的是涉檢貨物從口岸到貨申報、查驗、入廠檢查、問題處置環(huán)節(jié)記錄臺賬，重點是記錄異常問題及處置措施，并隨附保存相應的異常處置憑證（如：木質(zhì)包裝到貨檢驗蟲害后的銷毀憑證等）。

四、從企業(yè)規(guī)范管理角度，單證保管的注意事項
對于單證保管的實際狀況，從我們?nèi)粘ζ髽I(yè)開展審計或AEO輔導查證角度來看，依然有幾點值得注意：
其一、進出口單證保存方式不規(guī)范，同一份單證紙質(zhì)和電子各有部分，查找完整單證困難。
其二、紙質(zhì)存檔檔案室管理混亂，未按貨架分類放置，調(diào)閱單證無法及時調(diào)閱出。
其三、存檔的單證中僅是申報單證，涉及到相關(guān)的許可證件、原產(chǎn)地證、檢驗憑證等復印件未留存，保存不完整。
其四、部分進出口涉及特殊監(jiān)管方式單證中未留存原對應進出口單證（如：退運進口貨物單證中未留存原出口的報關(guān)單）。
其五、保稅相關(guān)單證及數(shù)據(jù)存檔未分類，涉及內(nèi)銷、外發(fā)等相關(guān)處置單證查找不便。
其六、部分涉檢、涉證的申辦單證未留存。
單證的保管
作為涉外進出口企業(yè)的一項基礎(chǔ)管理規(guī)范
無論企業(yè)是否為海關(guān)AEO認證企業(yè)
都需要足夠重視

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