引言：被忽視的“研發(fā)密碼本”
在藥品研發(fā)的實(shí)驗(yàn)室里，精密儀器的嗡鳴聲中，科研人員專注于滴定管的刻度、色譜儀的圖譜。但很少有人注意到，實(shí)驗(yàn)臺(tái)角落那本布滿數(shù)據(jù)的記錄本——它不是普通的草稿紙，而是藥品研發(fā)的“生命日志”。從化合物合成到藥效驗(yàn)證，從工藝優(yōu)化到質(zhì)量檢測(cè)，每一組數(shù)據(jù)、每一次操作、每一個(gè)異常波動(dòng)，都被忠實(shí)地記錄其中。這些看似零散的原始記錄，不僅是研發(fā)過(guò)程的“記憶存檔”，更是藥品注冊(cè)申報(bào)的核心依據(jù)，是監(jiān)管核查的關(guān)鍵憑證，甚至可能成為解決研發(fā)爭(zhēng)議的“黑匣子”。
隨著2025年藥品監(jiān)管體系的進(jìn)一步完善，原始記錄管理已從“輔助性工作”升級(jí)為“合規(guī)剛需”。本文將深入解析原始記錄的核心價(jià)值、規(guī)范要求及實(shí)踐痛點(diǎn)，為研發(fā)團(tuán)隊(duì)提供可落地的管理指南。
一、原始記錄：藥品研發(fā)的“數(shù)字DNA”
1.1 定義與本質(zhì)：從實(shí)驗(yàn)到申報(bào)的“翻譯器”
藥品研發(fā)原始記錄，是指在實(shí)驗(yàn)過(guò)程中實(shí)時(shí)記錄的第一手資料，涵蓋實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)、操作步驟、儀器參數(shù)、數(shù)據(jù)采集、異常情況處理等全流程信息。它并非簡(jiǎn)單的“數(shù)據(jù)堆砌”，而是研發(fā)活動(dòng)的“數(shù)字鏡像”——每一個(gè)時(shí)間戳、每一個(gè)簽名、每一處修改痕跡，都在講述實(shí)驗(yàn)的“真實(shí)故事”。
例如，在某創(chuàng)新藥的穩(wěn)定性研究中，原始記錄需要記錄樣品的存放條件（如溫度25℃±2℃、濕度60%±5%）、檢測(cè)時(shí)間（每月1次）、檢測(cè)結(jié)果（含量98.5%→97.8%→97.2%），以及當(dāng)?shù)?個(gè)月含量下降超2%時(shí)，研發(fā)人員采取的調(diào)查措施（如檢查溫濕度記錄儀、復(fù)測(cè)樣品）。這些細(xì)節(jié)最終會(huì)被“翻譯”成申報(bào)資料中的穩(wěn)定性數(shù)據(jù)，支撐藥品有效期的確定。
1.2 核心價(jià)值：三重防線守護(hù)研發(fā)質(zhì)量
原始記錄的價(jià)值遠(yuǎn)不止“存檔”，它構(gòu)建了藥品研發(fā)的三重防線：
- 合規(guī)防線：《藥品注冊(cè)管理辦法》明確要求，申報(bào)資料需與原始記錄“一一對(duì)應(yīng)”。監(jiān)管部門在研制現(xiàn)場(chǎng)核查中，會(huì)重點(diǎn)比對(duì)實(shí)驗(yàn)方案與原始記錄的一致性、數(shù)據(jù)修改的合理性，確保研發(fā)活動(dòng)符合GLP（藥物非臨床研究質(zhì)量管理規(guī)范）等要求。
- 追溯防線：當(dāng)研發(fā)中出現(xiàn)“數(shù)據(jù)矛盾”（如同一批次樣品在不同儀器上的檢測(cè)結(jié)果差異超10%），完整的原始記錄能幫助團(tuán)隊(duì)快速定位問題——是儀器校準(zhǔn)失誤？操作步驟遺漏？還是環(huán)境溫濕度波動(dòng)？避免因“記憶模糊”導(dǎo)致的重復(fù)實(shí)驗(yàn)。
- 效率防線：清晰的原始記錄是研發(fā)經(jīng)驗(yàn)的“傳承載體”。新加入的科研人員通過(guò)查閱歷史記錄，可以快速掌握關(guān)鍵實(shí)驗(yàn)的“隱性知識(shí)”（如某反應(yīng)的*攪拌速度、某試劑的保存注意事項(xiàng)），縮短學(xué)習(xí)曲線，提升研發(fā)效率。
二、規(guī)范管理：從“寫對(duì)”到“管好”的全流程指南
2.1 記錄內(nèi)容：細(xì)節(jié)決定可信度
原始記錄的“完整性”是其核心要求。一份合格的記錄應(yīng)包含“5W1H”要素：
- Who（誰(shuí)操作）：實(shí)驗(yàn)人員、校核人員的簽名與日期。簽名不僅是責(zé)任確認(rèn)，更是“雙人核對(duì)”機(jī)制的體現(xiàn)——檢測(cè)人員記錄數(shù)據(jù)后，校核人員需對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如稱量數(shù)值、儀器圖譜）進(jìn)行二次確認(rèn)，避免因筆誤或儀器誤讀導(dǎo)致的錯(cuò)誤。
- When（何時(shí)做）：實(shí)驗(yàn)開始與結(jié)束時(shí)間*到分鐘。例如，某溶出度實(shí)驗(yàn)記錄“2025年3月15日9:10啟動(dòng)溶出儀，9:20取第一管樣品，9:35取第二管樣品”，時(shí)間線的清晰性可避免“補(bǔ)記”“追記”的嫌疑。
- Where（在哪里）：實(shí)驗(yàn)地點(diǎn)（如A實(shí)驗(yàn)室302房間）、使用儀器（如編號(hào)為YQ-2025001的高效液相色譜儀）。儀器編號(hào)可關(guān)聯(lián)其校準(zhǔn)記錄，確保實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
- What（做了什么）：實(shí)驗(yàn)?zāi)康模ㄈ纭翱疾靝H值對(duì)片劑崩解時(shí)間的影響”）、操作步驟（如“稱取樣品0.5g，加入pH1.2鹽酸溶液1000ml，轉(zhuǎn)速50轉(zhuǎn)/分鐘”）。
- Why（為什么這樣做）：異常情況的處理依據(jù)。例如，“實(shí)驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)溫度波動(dòng)至28℃，因《穩(wěn)定性研究指導(dǎo)原則》規(guī)定短期偏離不超過(guò)±3℃可接受，故繼續(xù)實(shí)驗(yàn)并記錄偏離時(shí)間（10:15-10:30）”。
- How（如何記錄）：數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)方式。原始數(shù)據(jù)需直接記錄在記錄本上，避免“先記在便簽紙，后謄抄”的操作；儀器圖譜應(yīng)標(biāo)注實(shí)驗(yàn)名稱、樣品編號(hào)，并與記錄文本關(guān)聯(lián)（如“見附錄1：HPLC圖譜-20250315-01”）。
2.2 書寫規(guī)范：避免“低級(jí)錯(cuò)誤”的關(guān)鍵
在現(xiàn)場(chǎng)核查中，因書寫不規(guī)范導(dǎo)致的問題占比超過(guò)30%。以下是常見雷區(qū)及應(yīng)對(duì)策略：
| 問題類型 | 示例 | 改進(jìn)建議 |
|---|---|---|
| 字體潦草難辨認(rèn) | “0.5g”被誤讀為“0.3g” | 使用正楷書寫，關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如數(shù)值、單位）可加粗或標(biāo)注下劃線；培訓(xùn)實(shí)驗(yàn)人員“清晰書寫”的重要性。 |
| 隨意修改數(shù)據(jù) | 直接涂抹“10.2”改為“10.5”，無(wú)修改人簽名 | 采用“劃改”方式：在錯(cuò)誤數(shù)據(jù)上劃單橫線（如10.2），在旁邊填寫正確數(shù)據(jù)（10.5），并標(biāo)注修改人姓名、日期及原因（如“筆誤，核對(duì)原始圖譜后修正”）。 |
| 謄抄痕跡明顯 | 記錄頁(yè)整潔如新，與實(shí)驗(yàn)中的“邊做邊記”不符 | 使用帶頁(yè)碼的專用記錄本，每頁(yè)標(biāo)注實(shí)驗(yàn)日期；允許適當(dāng)?shù)摹靶薷暮圹E”，但需符合規(guī)范。 |
| 公式缺失或錯(cuò)誤 | 記錄“含量=峰面積×校正因子”，但未列出具體公式（如含量%=（A樣×C對(duì)×D樣）/(A對(duì)×C樣×D對(duì))×100%） | 在記錄中明確計(jì)算公式，必要時(shí)附推導(dǎo)過(guò)程；校核人員需驗(yàn)證公式與數(shù)據(jù)的匹配性。 |
2.3 審核流程：從“形式核對(duì)”到“實(shí)質(zhì)把關(guān)”
原始記錄的審核不能停留在“簽字蓋章”，而需建立分級(jí)審核機(jī)制：
- 實(shí)驗(yàn)人員自查：記錄完成后，實(shí)驗(yàn)人員需檢查數(shù)據(jù)完整性（如是否漏記某一步操作）、邏輯合理性（如稱量0.5g樣品，理論產(chǎn)量應(yīng)為0.45-0.55g，若實(shí)際記錄0.3g則需標(biāo)注異常）。
- 校核人員復(fù)核：由具備相同實(shí)驗(yàn)經(jīng)驗(yàn)的人員核對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如儀器圖譜與記錄數(shù)值是否一致）、操作步驟與方案是否匹配（如方案要求“轉(zhuǎn)速100轉(zhuǎn)/分鐘”，記錄是否為“100轉(zhuǎn)/分鐘”）。
- 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人終審：從實(shí)驗(yàn)整體角度審核記錄的連貫性（如前一次實(shí)驗(yàn)的“終點(diǎn)”是否與本次實(shí)驗(yàn)的“起點(diǎn)”銜接）、異常處理的合規(guī)性（如超范圍數(shù)據(jù)是否按SOP（標(biāo)準(zhǔn)操作程序）進(jìn)行調(diào)查）。
三、常見痛點(diǎn)與破解之道
3.1 痛點(diǎn)1：“重實(shí)驗(yàn)、輕記錄”的慣性思維
部分研發(fā)團(tuán)隊(duì)存在“先出數(shù)據(jù)，后補(bǔ)記錄”的誤區(qū)，認(rèn)為“實(shí)驗(yàn)成功就行，記錄隨便寫寫”。但補(bǔ)記的記錄往往缺乏時(shí)間細(xì)節(jié)（如無(wú)法準(zhǔn)確回憶某步操作的具體時(shí)間）、異常描述模糊（如僅寫“數(shù)據(jù)異?！?，未記錄當(dāng)時(shí)的環(huán)境變化），導(dǎo)致在核查中被判定為“不可信”。
破解：將原始記錄管理納入研發(fā)績(jī)效考核。例如，設(shè)置“記錄完整率”“修改合規(guī)率”等指標(biāo)，與實(shí)驗(yàn)人員的績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤；在實(shí)驗(yàn)方案設(shè)計(jì)階段，同步設(shè)計(jì)“記錄模板”，明確需要記錄的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如加樣時(shí)間、儀器狀態(tài)），減少“漏記”風(fēng)險(xiǎn)。
3.2 痛點(diǎn)2：紙質(zhì)記錄與電子記錄的協(xié)同難題
隨著數(shù)字化技術(shù)的普及，越來(lái)越多實(shí)驗(yàn)室開始使用電子記錄系統(tǒng)（如LIMS，實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)），但紙質(zhì)記錄與電子記錄的“兩張皮”問題突出：紙質(zhì)記錄手寫修改，電子記錄后期導(dǎo)入，導(dǎo)致兩者不一致；電子記錄的權(quán)限管理不嚴(yán)，存在數(shù)據(jù)被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。
破解：推行“雙軌制”管理，紙質(zhì)記錄作為“原始憑證”，電子記錄作為“便捷工具”。例如，實(shí)驗(yàn)人員在紙質(zhì)本上實(shí)時(shí)記錄，同時(shí)通過(guò)掃碼將關(guān)鍵數(shù)據(jù)同步至LIMS系統(tǒng)；電子記錄需設(shè)置“只讀”權(quán)限，修改時(shí)需留痕（如記錄修改人、時(shí)間、原因）；定期對(duì)紙質(zhì)與電子記錄進(jìn)行交叉核對(duì)，確?！皵?shù)出一源”。
3.3 痛點(diǎn)3：跨部門協(xié)作中的記錄斷層
藥品研發(fā)涉及合成、制劑、分析、藥理等多個(gè)部門，不同團(tuán)隊(duì)的記錄習(xí)慣差異大：合成組側(cè)重反應(yīng)條件（溫度、催化劑用量），分析組關(guān)注檢測(cè)方法（色譜柱型號(hào)、流動(dòng)相比例），導(dǎo)致記錄“碎片化”，難以形成完整的研發(fā)檔案。
破解：建立統(tǒng)一的“記錄術(shù)語(yǔ)庫(kù)”和“格式模板”。例如，規(guī)定所有團(tuán)隊(duì)使用“樣品編號(hào)規(guī)則”（如YF-202503-01，其中YF代表研發(fā)項(xiàng)目，202503為年月，01為序號(hào)）；在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上明確各階段記錄的“交接要求”（如制劑組完成工藝優(yōu)化后，需將記錄中的“關(guān)鍵工藝參數(shù)”傳遞給分析組，用于質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定）。
四、未來(lái)趨勢(shì)：數(shù)字化與智能化升級(jí)
2025年，隨著AI、區(qū)塊鏈等技術(shù)的融入，原始記錄管理正從“人工管控”向“智能治理”轉(zhuǎn)型：
- 電子原始記錄（eRTM）普及：通過(guò)電子簽名、時(shí)間戳固化功能，確保數(shù)據(jù)“不可篡改”；AI可自動(dòng)識(shí)別異常數(shù)據(jù)（如連續(xù)5次稱量結(jié)果偏差超2%），并推送預(yù)警至實(shí)驗(yàn)人員，提升問題發(fā)現(xiàn)效率。
- 區(qū)塊鏈存證應(yīng)用：將關(guān)鍵實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)上鏈，形成“分布式賬本”，監(jiān)管部門、企業(yè)、第三方機(jī)構(gòu)均可實(shí)時(shí)查看，但無(wú)法修改，徹底解決“數(shù)據(jù)可信度”問題。
- 知識(shí)圖譜構(gòu)建：通過(guò)自然語(yǔ)言處理技術(shù)，從海量原始記錄中提取“關(guān)鍵知識(shí)”（如某類化合物的*反應(yīng)溫度范圍），形成研發(fā)知識(shí)庫(kù)，為后續(xù)項(xiàng)目提供“智能建議”。
結(jié)語(yǔ)：原始記錄管理是研發(fā)實(shí)力的“隱形標(biāo)簽”
在藥品研發(fā)的“高精尖”表象下，原始記錄管理是最基礎(chǔ)卻最關(guān)鍵的“內(nèi)功”。它不僅關(guān)系到藥品能否順利通過(guò)監(jiān)管核查，更反映了一個(gè)企業(yè)的研發(fā)嚴(yán)謹(jǐn)性與質(zhì)量文化。當(dāng)實(shí)驗(yàn)室的燈光熄滅，那些整齊排列的記錄本，終將成為研發(fā)團(tuán)隊(duì)最珍貴的“成果證明”——它們記錄的不僅是數(shù)據(jù)，更是對(duì)生命健康的敬畏，對(duì)科學(xué)精神的堅(jiān)守。
對(duì)于藥企而言，2025年的原始記錄管理已進(jìn)入“精細(xì)化時(shí)代”。只有將規(guī)范意識(shí)融入每一次記錄、每一次審核、每一次協(xié)作，才能在創(chuàng)新藥研發(fā)的賽道上走得更穩(wěn)、更遠(yuǎn)。
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