導(dǎo)讀：它是一個(gè)忌諱的話題，它也是一個(gè)不得不談的話題。它直接關(guān)系到公司切實(shí)利益，影響到采購(gòu)成本和質(zhì)量，同時(shí)也是企業(yè)文化和員工價(jià)值觀的體現(xiàn)。它就是公司的“黑洞”—灰色采購(gòu)，源源吞噬著公司的利益。然而對(duì)于采購(gòu)人員的廉潔度管理，是靠人治還是法治？在這非白即黑的選擇里，解決不了實(shí)質(zhì)問(wèn)題。本文通過(guò)YJ光電企業(yè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分享采購(gòu)“黑洞”管控之道。
YJ光電成立于2008年，是一家主要為智能手機(jī)生產(chǎn)觸摸屏服務(wù)商，2013年銷售額15億人民幣，按行業(yè)采購(gòu)成本占銷售額的65%計(jì)算，年采購(gòu)金額達(dá)9.75億，若年工作日250天，日采購(gòu)額達(dá)390余萬(wàn)元。如此龐大采購(gòu)額如何保證其采購(gòu)廉潔性，成為公司戰(zhàn)略管理話題。YJ光電通過(guò)流程設(shè)計(jì)、制度約束、電子技術(shù)應(yīng)用、選人用人、道德培訓(xùn)等方式打造了一個(gè)陽(yáng)光透明的采購(gòu)組織。
科學(xué)高效的采購(gòu)流程
在采購(gòu)流程上，YJ光電將采購(gòu)流程按供應(yīng)商開(kāi)發(fā)認(rèn)證、供應(yīng)商評(píng)估、采購(gòu)訂單跟催三階段進(jìn)行精細(xì)分工，規(guī)避了傳統(tǒng)“一條龍”模式。供應(yīng)商認(rèn)證即對(duì)供應(yīng)商初期開(kāi)發(fā)和資質(zhì)證實(shí)；供應(yīng)商評(píng)估即專業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)供應(yīng)商能力進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估，包括品質(zhì)、生產(chǎn)、交付、服務(wù)、環(huán)保等；訂單跟催負(fù)責(zé)日常訂單的下單、跟單、異常問(wèn)題的處理。此模式適用于有一定規(guī)模企業(yè)，如規(guī)模不夠大，分工后的崗位工作量不夠飽和而需考慮到人工成本，致少也需將采購(gòu)流程分為“采”和“購(gòu)”兩個(gè)階段，否則就是公司創(chuàng)造了采購(gòu)員“尋租”的溫床。
嚴(yán)謹(jǐn)有效的監(jiān)督機(jī)制
YJ光電設(shè)置有一個(gè)紀(jì)律監(jiān)察部門，首先，在組織架構(gòu)上直屬于董事會(huì)，保證了其獨(dú)立性及監(jiān)督權(quán)力的發(fā)揮；其次，公司在硬件有投入成本，讓監(jiān)察部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)信息流監(jiān)督提供了保證，使得公司采購(gòu)活動(dòng)處于高度透明狀態(tài)；最后，監(jiān)察部門不僅從事一些案頭工作，而且不斷通過(guò)關(guān)鍵供應(yīng)商的實(shí)地走訪，了解雙方合作情況，建立了與供應(yīng)商溝通的多渠道。以上三點(diǎn)保證了監(jiān)察部有效運(yùn)作。
電子信息技術(shù)的應(yīng)用
在YJ光電的公司官網(wǎng)SCM平臺(tái)欄目下設(shè)置有供應(yīng)商招投標(biāo)系統(tǒng)，電子招投標(biāo)在降低采購(gòu)成本的同時(shí)也提高了采購(gòu)過(guò)程公平、公正與公開(kāi)程度，在左側(cè)設(shè)置有陽(yáng)光采購(gòu)監(jiān)督熱線及與供應(yīng)商溝通互動(dòng)的多種渠道。
嚴(yán)格的選人用人機(jī)制
YJ光電在招聘、選擇、管理采購(gòu)崗位人員時(shí)有一套完善的機(jī)制。首先，招聘時(shí)運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)的性格測(cè)評(píng)技術(shù)，保證價(jià)值觀與崗位需求的匹配性；其次，對(duì)新入職人員簽定《廉潔協(xié)議承諾書(shū)》，提高采購(gòu)員的自律意識(shí)；再次，每月由法務(wù)部對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行法律講座，讓其明白犯錯(cuò)的成本，形成一種威懾力；最后，公司每半年對(duì)部門人員進(jìn)行輪崗，每位采購(gòu)員負(fù)責(zé)跟蹤的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)換。不僅提高了員工的可替代程度，更規(guī)避了供應(yīng)商從采購(gòu)員身上挖掘空間的機(jī)會(huì)。
法律手段約束供應(yīng)商
采購(gòu)員本質(zhì)上都是誠(chéng)信的，在頻繁的采購(gòu)舞弊案中，90%以上由于供應(yīng)商的利益誘導(dǎo)而導(dǎo)致采購(gòu)員釀成終生的大錯(cuò)。YJ光電，在與供應(yīng)商的合同中，關(guān)于此問(wèn)題有嚴(yán)格的規(guī)定并附有苛刻的懲罰性條款，如合同規(guī)定：若有反映供應(yīng)商有徇私舞弊行為，供應(yīng)商有協(xié)助調(diào)查的義務(wù)；若有證據(jù)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商與公司員工有徇私舞弊行為事實(shí)，將移交當(dāng)?shù)胤ㄔ禾幚?，并?duì)供應(yīng)商處于不低于行賄金額的50倍懲款。
人關(guān)關(guān)懷的利益分配
同一家公司工作，在面對(duì)銷售人員的高提成面前，采購(gòu)人員相對(duì)固定的工資水平顯得不合適宜。YJ光電通過(guò)對(duì)采購(gòu)部建立KPI考核和項(xiàng)目激勵(lì)制度有效緩解了這一矛盾。一方面方面按KPI的達(dá)標(biāo)水平與績(jī)效工資捆綁；另一方面，對(duì)由采購(gòu)發(fā)起的優(yōu)化項(xiàng)目所創(chuàng)造的效益實(shí)行高比例利益分配，從而保證了采購(gòu)人員的高度積極性。比如：采購(gòu)部與供應(yīng)商共同開(kāi)發(fā)一個(gè)改善包裝或運(yùn)輸方式的項(xiàng)目，新項(xiàng)目實(shí)施后，對(duì)成本環(huán)比降低幅度按40%比例分配給項(xiàng)目小組作為獎(jiǎng)勵(lì)。
面對(duì)灰色采購(gòu)的“黑洞”，很多企業(yè)認(rèn)為是話題中的“雷區(qū)”，也許正是這種模棱兩可的態(tài)度讓采購(gòu)員鋌而走險(xiǎn)，讓供應(yīng)商有空子可鉆。YJ光電通過(guò)對(duì)問(wèn)題的正視，建立完善的預(yù)防和監(jiān)控體制，塑造供應(yīng)商、公司自身、采購(gòu)人員的多方信任業(yè)務(wù)環(huán)境，在有效避免灰色采購(gòu)現(xiàn)象的同時(shí)，降低了采購(gòu)成本，提高了采購(gòu)效率。也許本文*實(shí)踐的方法，對(duì)困惑中的企業(yè)有所借鑒。
轉(zhuǎn)載：http://xvaqeci.cn/zixun_detail/2279.html
向灰色采購(gòu)說(shuō)“不”
發(fā)布時(shí)間:2014-06-09 09:52:18
講師：申明江 瀏覽次數(shù)：2423
導(dǎo)讀：它是一個(gè)忌諱的話題，它也是一個(gè)不得不談的話題。它直接關(guān)系到公司切實(shí)利益，影響到采購(gòu)成本和質(zhì)量，同時(shí)也是企業(yè)文化和員工價(jià)值觀的體現(xiàn)。它就是公司的“黑洞”—灰色采購(gòu)，源源吞噬著公司的利益。然而對(duì)于采購(gòu)人員的廉潔度管理，是靠人
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