一、辦公自動化管理系統(tǒng)規(guī)定
為提升公司辦公自動化（OA）系統(tǒng)的管理效率，確保系統(tǒng)得到有效應(yīng)用及安全、穩(wěn)定運行，特制定本管理規(guī)定。
2.1管理部門職責
2.1.1 OA系統(tǒng)管理部門負責對系統(tǒng)的使用、運行和保密情況進行檢查、指導和考核，確保流程技術(shù)方案在OA系統(tǒng)中的固化。
2.1.2根據(jù)人員、機構(gòu)、審批權(quán)限和職責的變化，負責完善和調(diào)整OA流程。
2.1.3承擔OA系統(tǒng)的運行維護和信息的備份工作。
2.2人力資源中心職責
人力資源中心應(yīng)及時提供用戶信息，確保信息的準確性和及時性。
2.3管理中心職責
管理中心負責對OA新設(shè)和調(diào)整流程的審核，審核通過后，由信息技術(shù)部負責在系統(tǒng)上設(shè)置和發(fā)布。
3.1流程設(shè)置（調(diào)整）申請
流程設(shè)置（調(diào)整）申請部門需組織涉及部門討論確認后，發(fā)起《OA流程表單新增/修改申請單》。重要流程需報公司領(lǐng)導審定。
3.2信息技術(shù)部職責
信息技術(shù)部根據(jù)《OA流程表單新增/修改申請單》審核意見或公司領(lǐng)導指示意見，進行流程（表單）在OA系統(tǒng)的設(shè)置或調(diào)整，并發(fā)布。
3.3OA固定流程處理規(guī)定
固定流程發(fā)起后，如無特殊規(guī)定，下一節(jié)點處理人應(yīng)在24小時內(nèi)完成處理。如流程中各節(jié)點有疑義，發(fā)起人也須在24小時內(nèi)回復。如遇處理人出差、請假或其他特殊情況，可通過預先設(shè)置代理人等方式處理。
3.4節(jié)點權(quán)限與操作要求
節(jié)點權(quán)限為“審批”和“表單審核”的人員在處理流程時，除“同意”外的所有操作都必須有明確的意見。在表單里提出的疑問，相關(guān)節(jié)點的人員也必須有明確的回復意見。
4.1用戶賬號管理
所有已分配OA系統(tǒng)賬號的合法用戶，都擁有*的用戶名與口令。用戶必須盡快修改初始口令，避免使用簡單的組合作為密碼。因遺忘密碼需要重置的，需由相關(guān)部門負責人或管理員提出申請。
4.2員工離職處理
員工離職后，人力資源中心需第一時間通知信息技術(shù)部，關(guān)閉該員工用戶帳號。
5.1公文處理
OA系統(tǒng)上處理的各類公文應(yīng)嚴格執(zhí)行國家和公司的各項公文制度。各單位主要負責人對在OA系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)、發(fā)布的文件、通知等內(nèi)容要嚴格把關(guān)。
5.2電子公文效力
已在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)、發(fā)布的電子形式的各類公文，其效力等同于紙質(zhì)公司文件和其他公文的效力。
6.1系統(tǒng)安全責任制度
公司對系統(tǒng)的安全實行單位領(lǐng)導責任制，各部門負責人對本單位辦公系統(tǒng)的保密、安全等負領(lǐng)導責任。辦公系統(tǒng)對辦文流程進行全程跟蹤并記錄。
6.2用戶使用規(guī)范
OA系統(tǒng)中的用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)信息，不得盜用他人用戶賬號或干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，因口令丟失或被盜用而引起后果的，將追究其責任。
6.3保密要求
集團公司正式公文及其他需簽發(fā)的文件仍按原流程起草、審核和簽發(fā)。統(tǒng)一由辦公室編號、制作后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至收文單位和個人，根據(jù)實際需要打印存檔和上報。對于電子公文，應(yīng)進行登記并由起草、審核、簽發(fā)人共同簽名。所有OA系統(tǒng)的用戶每天上班后都必須及時登錄查看文件，確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通。因出差或其他原因無法及時登錄的，需指定授權(quán)代理人代辦。電子文件發(fā)送后，工作人員需檢查接收情況，對緊急公文進行催辦、督辦，并及時與相關(guān)人員聯(lián)系解決問題。
集團各部門、各控股子公司、各銷售公司需要建立OA系統(tǒng)管理體制，指定專人負責OA系統(tǒng)的管理。對于總部新進符合使用OA系統(tǒng)的人員，人力資源部將在短時間內(nèi)完成基本資料的錄入和OA用戶注冊。同樣，各控股子公司、各銷售公司新進人員也需及時報備基本資料至集團人力資源部，并完成OA用戶注冊。離職人員需辦理電腦移交和OA注銷手續(xù)。
對于沒有配置專用電腦的OA用戶，集團各部門、各控股子公司、各銷售公司需要合理安排電腦共用。集團公司和各控股子公司、各銷售公司的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器必須保持在線，OA系統(tǒng)保持正常運行，并建立服務(wù)器運行日志，保存30天以上。
集團辦公室信息技術(shù)處需指定管理員負責文件上傳和系統(tǒng)維護。所有配置信息需由專人保管，注意保密。系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行殺毒，建立防火墻防止黑客入侵，確保系統(tǒng)安全。密級文件不入OA系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴格按發(fā)文范圍發(fā)送，審批仍按集團公司公文管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。所有OA系統(tǒng)用戶應(yīng)保管好用戶密碼口令，不得隨意泄露給無關(guān)人員。
集團辦公室應(yīng)對公司成立以來的文件進行清理，將實用文件在OA系統(tǒng)上發(fā)布供用戶學習使用。每年對OA系統(tǒng)上的電子公文整理一次并刻錄成光盤存入集團檔案室。本規(guī)定自某年某月某日起試行，原有關(guān)規(guī)定同時廢止。在試運行期間，公司將逐步推行自動化辦公流程以實現(xiàn)真正意義上的無紙辦公并加快公司管理科學化和現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)。對于試行中遇到的問題和建議各部門、各控股子公司、各銷售公司需及時向集團辦公室反映以便對本規(guī)定進行修改。
一、引領(lǐng)組織架構(gòu)和工作模式的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變
隨著新系統(tǒng)的引進，組織架構(gòu)和工作方式亦將隨之進行深度變革。這是企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求的必然趨勢，需要有效管理，以保障新系統(tǒng)的順利運行和組織的穩(wěn)健發(fā)展。
二、辦公自動化的智能進化
辦公自動化正在不斷向著智能化、集成化和移動化的方向發(fā)展。未來的辦公環(huán)境將更加注重用戶體驗，以提供更為個性化、靈活的服務(wù)。智能化技術(shù)將使辦公過程更為高效便捷，集成化則有助于資源的整合和優(yōu)化，而移動化則讓遠程協(xié)作和移動辦公成為可能，成為未來發(fā)展的重要方向。
三、辦公自動化的重要性和挑戰(zhàn)
辦公自動化已然成為現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的一部分。它帶來的效率提升、成本節(jié)約以及風險控制等優(yōu)勢，讓企業(yè)得以在激烈的市場競爭中保持領(lǐng)先地位。享受這些優(yōu)勢的企業(yè)也需面對技術(shù)更新、員工培訓、數(shù)據(jù)安全等挑戰(zhàn)。這需要企業(yè)有足夠的預見性和應(yīng)對策略，以保障企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
四、技術(shù)進步推動辦公自動化的未來
隨著科技的不斷發(fā)展，未來技術(shù)進步將進一步推動辦公自動化的持續(xù)發(fā)展。這不僅將為企業(yè)帶來更多的可能性，也將為員工的日常工作提供更多的便利。我們可以期待，未來的辦公環(huán)境將更為智能化、人性化，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供強大的支持。
總結(jié)，面對新的技術(shù)和挑戰(zhàn)，企業(yè)需要積極應(yīng)對，有效管理，以實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展和提升競爭力。辦公自動化的發(fā)展，既帶來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)，但只要我們把握住機遇，積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，就一定能在未來的市場競爭中取得成功。
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