融資擔(dān)保公司檔案管理提升篇
發(fā)布時間:2018-10-09 17:09:10
講師：張瑤 瀏覽次數(shù)：2590
課程描述INTRODUCTION
檔案管理提升培訓(xùn)
· 人事經(jīng)理· 行政主管· 中層領(lǐng)導(dǎo)· 總經(jīng)理· 營銷總監(jiān)
培訓(xùn)講師：張瑤
課程價格：￥元/人
培訓(xùn)天數(shù)：1天
日程安排SCHEDULE
課程大綱Syllabus
檔案管理提升培訓(xùn)
【課程前言】
企業(yè)要發(fā)展必須注重公司檔案的管理，這是一項基礎(chǔ)重要工作，加強擔(dān)保公司業(yè)務(wù)檔案管理，確保公司資料的完整性，促進業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和公司擔(dān)保資產(chǎn)的安全性，已成為本行業(yè)必修課題。
經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理技能與禮儀溝通寫作培訓(xùn)，當(dāng)你面對客戶時就會表現(xiàn)出舉止得體，精神飽滿，端莊大方的個人形象及高效溝通技巧方可在職場中取勝！使我們成為真正的職業(yè)人！
【培訓(xùn)方式】
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【課程大綱】
第一板塊：擔(dān)保公司職員應(yīng)必備的檔案管理知識篇
一、融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的屬性
二、融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的作用
三、檔案管理工作的具體措施
四、擔(dān)保公司職員檔案管理服務(wù)態(tài)度要求
三要素：敬業(yè)、熱情、耐心
五、擔(dān)保公司職員檔案管理服務(wù)質(zhì)量要求
三要素：精準、高效、專業(yè)
六、“職場職業(yè)道德”：誠信與敬業(yè)
七、“向他學(xué)習(xí)”：學(xué)習(xí)管理細心
八、“水知道答案”：積極的心態(tài)（視頻）積極做事
九、情景表演：張斌要擔(dān)保借款（張瑤老師形象生動幽默的講解）
案例分享：
案例1：我的資料哪兒去了？
案例2：官司能贏嗎？
第二板塊：商融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理
——操作步驟及注意事項
一、收集整理→
1、我們的業(yè)務(wù)和風(fēng)險經(jīng)理對某個委托擔(dān)保企業(yè)或個人進行認真客觀的評估完畢后撰寫評估報告，然后將受保企業(yè)或個人的一些相關(guān)基本資料（比如說企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶證明、貸款卡和查詢明細、驗資報告、章程、身份證、近期的財務(wù)報表和明細、水電費發(fā)票等等）送往審批部進行初步審批，再由審批員出具審批表，上交上級與財務(wù)審批，財務(wù)及上級領(lǐng)導(dǎo)批示通過后，這三部分就組成了A類基礎(chǔ)材料（受保企業(yè)或個人的基礎(chǔ)資料）。
2、B類基礎(chǔ)材料
（比如說企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶證明、貸款卡和查詢明細、驗資報告、章程、身份證、近期的財務(wù)報表和明細、水電費發(fā)票等等）便組成了B類基礎(chǔ)材料
3、合同類材料：
相關(guān)合同、協(xié)議或證明（比如說借款合同、保證合同、委托擔(dān)保協(xié)議、委托擔(dān)保質(zhì)押合同、反擔(dān)保保證合同、反擔(dān)保質(zhì)押合同等等）就是我們的第三類檔案材料即合同類材料。
二、歸檔保管→
管理員必須對相關(guān)的資料重新記錄和編寫號碼，做成完整的Excel表格，每天更新保存。
三、提供調(diào)閱→
我們的A、B類基礎(chǔ)材料是可以查閱和借出的，當(dāng)業(yè)務(wù)或風(fēng)險部門人員需要調(diào)閱甚至借出相關(guān)的基礎(chǔ)檔案，填寫借出還入登記書之后，便可以拿出檔案室，最長期限為14天，如果超過期限，管理員必須進行提醒和督促檔案的還入。在檔案歸還的過程中，管理員必須認真檢查，如果有相關(guān)材料遺失的情況，應(yīng)該通知相關(guān)部門及時進行補缺，保證檔案的完整性。
四、銷毀處理的過程→
我們的檔案保存期限為5年（特殊情況除外），但是隨著業(yè)務(wù)量的加大以及空間資源的局限性和資料本身需要不斷更新的特點，我們會定期更換一些舊的或者過期的不完整的資料，補充一些*的更有利于我們業(yè)務(wù)和風(fēng)險掌控的資料，而那些“淘汰”下來的資料我們就會定期做銷毀處理，以釋放更多的空間和保證資料的*性。所以，管理員需要和前臺經(jīng)常進行溝通和交流，以便了解到*的資料，進行除舊換新。
第三板塊：擔(dān)保公司職員應(yīng)必備的業(yè)務(wù)檔案管理技能知識篇
一、業(yè)務(wù)檔案管理總則
1、檔案管理遵循“明確職責(zé)、科學(xué)管理、有效利用、嚴禁損壞”的基本原則。
2、檔案管理的目標是“在收集中整理，在補充中完備”。
3、檔案管理將根據(jù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、人員交接等流程執(zhí)行，做到及時移交、分類科學(xué)、方便查閱，嚴防毀損散失，確保檔案完整與安全及相關(guān)法律手續(xù)完備、有效。
4、檔案按擔(dān)?？蛻艋蝽椖拷?，分類編序管理。公司內(nèi)部管理資料實行集中管理。
二、業(yè)務(wù)檔案的分類
業(yè)務(wù)檔案按重要程度分為三級管理：
1、一級檔案權(quán)證類
主要包括抵（質(zhì)）押物的權(quán)屬證書及相關(guān)抵（質(zhì)）押反擔(dān)保物的文件、清單、證明、保險單、評估書等，該類檔案業(yè)務(wù)結(jié)清后需要退還給客戶的，檔案管理人員應(yīng)留存復(fù)印件入檔，以備日常查用。
2、二級檔案要件類：
辦理融資業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明融資業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件，包括產(chǎn)品說明書、與客戶簽訂的《委托擔(dān)保合同》、《反擔(dān)保合同》以及股東會決議、承諾函、公證書等補充性文本；與銀行等金融機構(gòu)簽訂的合作協(xié)議、《保證合同》、《保證金質(zhì)押》等合同以及公司對外簽訂的各種業(yè)務(wù)類合同文本等。
3、三級檔案管理類：
公司對客戶基本情況、財務(wù)狀況、生產(chǎn)經(jīng)營情況、信用信譽等方面形成的基本資料，包括：客戶身份證明、營業(yè)執(zhí)照、公司章程、客戶融資業(yè)務(wù)盡職調(diào)查報告、調(diào)查表、業(yè)務(wù)審批表、擔(dān)保意向書、征信報告以及保后管理資料等。
三、業(yè)務(wù)檔案的保管期限
一級檔案、二級檔案要求*保存，三級檔案在項目結(jié)清之日起保存2年。
四、業(yè)務(wù)檔案的管理部門職責(zé)職能
1、一級檔案對融資業(yè)務(wù)的順利履行起著至關(guān)重要的作用，在融資擔(dān)保業(yè)務(wù)放款之日起10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將項目的一級檔案交由風(fēng)險管理部進行保管。
2、二級檔案是業(yè)務(wù)合法性存在的前提，在融資擔(dān)保業(yè)務(wù)放款之日起10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將項目的二級檔案交由風(fēng)險管理部合規(guī)專員進行保管。
3、三級檔案是公司對業(yè)務(wù)開展與否進行判斷的基礎(chǔ)，由各資料所屬部門分別保管。
4、一級檔案、二級檔案在保管紙質(zhì)資料的同時須留存電子版本，三級檔案由各業(yè)務(wù)部門視檔案的重要性選擇紙質(zhì)或電子版本保存。
五、業(yè)務(wù)檔案的歸檔細則
1、擔(dān)保項目解除后，業(yè)務(wù)部門提取項目的一級檔案，并留存復(fù)印件后退還給客戶。業(yè)務(wù)部門將復(fù)印件連同擔(dān)保項目解除相關(guān)證明資料一并交由風(fēng)險管理部合規(guī)專員處。
2、風(fēng)險管理部合規(guī)專員對項目一級、二級檔案整理，完成項目檔案統(tǒng)一裝訂，并將解除擔(dān)保責(zé)任或履行期限屆滿的檔案不定期移交財務(wù)綜合管理部進行歸檔。
六、業(yè)務(wù)檔案存放地點要求
1、一級檔案等有價單據(jù)必須存放于保險柜中，由專人保管。
2、二級檔案須存放于檔案柜中，由專人保管。檔案柜需達到防水、防火、防潮等要求。
3、三級檔案可由各資料歸屬部門存放于檔案盒、檔案袋或其他電子資料存放媒介。
七、業(yè)務(wù)檔案管理要求
1、保密性要求
2、專門性要求
3、業(yè)務(wù)檔案歸檔要求
八、檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀管理方法
1、檔案的調(diào)閱：相關(guān)人員調(diào)閱檔案應(yīng)進行登記，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本部門經(jīng)理簽字同意。
2、檔案的外借：業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需報總經(jīng)理批準才能外借，并詳細登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，權(quán)證類檔案一律不得外借。
3、檔案的保管：檔案管理人員需對業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定期檢查擔(dān)保檔案的保管情況。
九、擔(dān)保公司職員的檔案管理工作責(zé)任
對未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露擔(dān)保業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。
互動情景演練：王麗找李明借用檔案資料
情景設(shè)計：檔案管理人員（1人)，雙方互相握手以示友好，在主方接待室就座
情景小結(jié)：借用檔案資料手續(xù)及還回時的步驟與規(guī)則。
備注：其他禮儀溝通寫作內(nèi)容可以適當(dāng)?shù)募尤脒M行講解！
回顧總結(jié)課程內(nèi)容：{音樂互動-生命的河、感恩的心}結(jié)束課程
檔案管理提升培訓(xùn)
轉(zhuǎn)載：http://xvaqeci.cn/gkk_detail/35410.html
